كيفية تعلم إدارة المشاريع باحتراف
كيفية تعلم إدارة المشاريع باحتراف لأنها عملية أساسية لتحقيق الأهداف بـ أسلوب قوي سواء كان المشروع صغير مثل تنظيم فعالية أو كبير ومعقد مثل بناء ناطحة سحاب وهذه مجرد أمثلة فإن وجود خطة محكمة وفريق متخصص يحدث فرق هائل.
الأفضل في طريقة تنظيم المشاريع أن تقوم تقسيمها إلى مهام أصغر يمكن التحكم بها لأن هذا يضمن أن كل فرد في الفريق يعرف دوره ومسؤولياته حتي يقلل من الغموض وتزداد احتمالية إنجاز المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المتاحه له.
تعلم إدارة المشاريع باحتراف :
إدارة المشاريع تعطي فكرة عن تحديد المخاطر وتقييمها وأساليب التعامل معها دون خسارة وانعدام المفاجآت السلبية. كما يمنح الفريق القدرة على الاستجابة السريعة لأي تحديات ويمنع سوء الفهم الذي يعيق سير العمل والأهداف تنجز بأفضل طريقة.
1. فهم الأساسيات والمفاهيم :
في بداية الأمر يتم تعريف المشروع رسميا وتحديد أهدافه ويتم الإجابة على أسئلة ما هو المشروع ولماذا هو مهم؟ لأن تلك الاجابات توثق الأهداف الأولية وأصحاب المصلحة الرئيسيين. ثم التخطيط الذي يكون أكثر أهمية وتحديد الجدول الزمني وتوزيع الموارد وإدارة المخاطر.
أيضا يتم التنفيذ عن طريق تحويل الخطط إلى واقع من خلال تنسيق الموارد وإدارة فريق العمل. ثم يوجد ما يسمي بـ المراقبة والتحكم التي تحدث بشكل متزامن مع التنفيذ وتتبع التقدم الفعلي للمشروع ومقارنته بالخطة الموضوعة لضمان بقاءه على المسار الصحيح ثم تسليم المنتج.
من أهم المفاهيم :
مثلث القيود يحتوي علي ثلاثة قيود تؤثر على أي مشروع وهي النطاق عبارة عن ما الذي يجب إنجازه في المشروع. ثم الجدول الزمني وأيضا التكلفة وإذا تغير أحد هذه القيود فسوف يؤثر ذلك على الاثنين الآخرين. ثم يوجد مفهوم أصحاب المصلحة وهم من يتأثرو بالمشروع سواء كان بشكل مباشر أو غير مباشر.
المنهجيات المختلفة لإدارة المشاريع سواء منهجية الشلال وهي تقليدية وخطية يتم فيها إكمال مرحلة بالكامل قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. حيث أنها تُستخدم عادة في المشاريع ذات المتطلبات الثابتة والواضحة مثل مشاريع البناء أيضا منهجية أجايل مرنة وتكرارية مهتمه بالتسليمات السريعة والاستجابة للتغيير.
هناك منجهية تسمي سكرم وهي أحد أطر عمل منهجية أجايل، وتعتمد على تقسيم المشروع إلى “دورات” قصيرة ومتكررة. يتم في كل منها إنجاز مجموعة محددة من المهام والأفضل قبل الغوص في التفاصيل يجب أن تفهم الأسس والمصطلحات الرئيسية في إدارة المشاريع الصعبه والمرنة.
2. اكتساب المهارات العملية :
حتي تكون مدير مشاريع محترف لا يكفي مجرد فهم النظريات من المهم امتلاك بعض الصفات سواء القدرة على إلهام وتوجيه الفريق نحو هدف مشترك من خلال أن تكون قائد حازم وداعم في نفس الوقت لاتخاذ القرارات وحل النزاعات من خلال التعبير عن الأفكار بوضوح، والاستماع باهتمام للعملاء والموظفين.
في أي مشروع قد تنشأ خلافات لذلك يجب التدريب علي معالجتها بفعالية لضمان استمرار العمل بسلاسة. كما أن الأفضل رسم مسارات العمل الحرجة حتي يتم التخفيف من تأثيرها أو تجنبها تمامًا. واستخدام أدوات مثل Asana أو Trello للمشاريع البسيطة وأدوات أكثر تطور Microsoft Project للمشاريع المعقدة.
اقـــرأ أيضـــــا : كيفية تعلم إنشاء المدونات والربح منها
3. استخدام أدوات إدارة المشاريع :
اختيار الأداة المناسبة لإدارة المشاريع جزءا لا يتجزأ من الاحترافية وهذه الأدوات لا تقتصر على تنظيم المهام. بل هي منصات متكاملة تسهل التعاون مثل أداة Trello تعتمد على نظام لوحات كانبان وسهل الاستخدام مرئيه جدا كما أنها مثاليه للفرق الصغيرة والمشاريع التي لا تتطلب تعقيدا كبيرا.
أداة Asana تكون أكثر شمولا من Trello لأنها تستخدم لإدارة المشاريع المتوسطة والكبيرة. حيث أنها تتمكن من إنشاء قواعد أتمتة لتقليل المهام اليدوية المتكررة وتتكامل مع العديد من التطبيقات مثل Google Drive لكن يكون تعلمه أكثر صعوبة بقليل من Trello والإصدارات المتقدمة تكون مدفوعة.
أيضا هناك أداة Jira وهي المعيار الصناعي في إدارة المشاريع الخاصة بتطوير البرمجيات وفرق تكنولوجيا المعلومات. وصممت لدعم منهجيات مثل Agile و Scrum ويساعد في تتبع المشكلات والأخطاء وربط العمليات ببعضها البعض. حيث أن تلك الأداة قابله للتخصيص بشكل كبير لذا أختر أداة تتناسب مع مستوى خبرة فريقك.
4. التطبيق العملي المستمر :
لا تحتاج لانتظار فرصة عمل رسمية كمدير مشاريع لأن في كثير من الأحيان توجد مشاريع صغيرة داخل الشركات لا يتولى أحد مسؤوليتها بشكل كامل لذلك اغتنم هذه الفرصة لإظهار قدراتك أو تطوع لقيادة مشروع داخلي مثل تنظيم فعالية للشركة حتي تكون هذه التجربة بمثابة نقطة قوة هائلة في سيرتك الذاتية.
قم بالبحث عن مشروع برمجي مفتوح المصدر وساهم في إدارته كما أنه بعد كل مشروع خصص وقت لتقييم أدائك. وما هي الأشياء التي قمت بها بشكل جيد؟ وتذكر أن الأخطاء جزء طبيعي من التعلم. حيث أن التطبيق العملي يحوّل المعرفة إلى خبرة في كل مشروع، مهما كان حجمه، هو فرصة لتطوير مهاراتك.
الوقت أهم القيود الأساسية :
كل مشروع له جدول زمني محدد ومواعيد نهائية يجب الالتزام بها لأن سوء إدارة الوقت يؤدي إلى تأخيرات قد تكون مكلفة كما تؤثر على ثقة العميل والشركاء في قدرة الفريق على التسليم.
الوقت والمال مرتبطان بشكل وثيق لذلك التأخير في إنجاز المهام يعني تكاليف إضافية مثل رواتب العمال لساعات عمل إضافية وغرامات التأخير والإدارة الجيدة للوقت تساعد في الحفاظ على ميزانية المشروع.
عندما يتم تسليم المشاريع في الوقت المحدد وبجودة عالية تتحسن سمعة الشركة وتكون أكثر جاذبية للعملاء المستقبليين لأن الالتزام بالوقت يُظهر الاحترافية وهما عاملان أساسيان للنجاح في أي مجال.
